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2、陪领导出差被训“没规矩”,办公室主任:你没带脑子上班,不懂这8个礼数被敲打
不少领导认为,出差最能看出一个人的能力水平,所以甩手掌柜千万当不得。这篇文章干货很多,值得一看。 道德经有言“道可道,非常道”,如何做好机关工作,让自己工作更有成就感,每天工作更舒心,能力更被领导认可,在机关向来是只可意会不可言传的事情。 领导只会在心里默默掂量你这个人的能力,却一般不会给予具体化的指导。同事之间,办公室的秘密更是讳莫如深,你的同事永远不会告诉你真实的关系,真实的细节。 如果父母在机关事业单位工作,那他们会无私地将自身经验传给孩子。而对于一般没有背景,无人指点的年轻人,就只能自己一点一点的积累,一条一条的注意,积少成多,做事的纰漏就会越来越少。 既是在出差途中,就说说跟随领导出差这件事中的几处小细节,也都是自己的经历和体会,与君共勉。 1、明确自己的角色和目的。 若领导带了贴身秘书,你的任务可以减轻一些,但也绝不可溜号,要做好协调工作,各项安排要多多提醒领导秘书,有事情也不要自作主张,多问领导秘书,请其做决定或者请其请示领导做决定。 如果自己担任秘书的角色,领导出差期间的行程,生活方方面面都需要更加重视。 2、关注几项关键事项和节点。 跟随领导出差,你可能面对的也是陌生环境,东南西北都分不清,这个时候你最该记的是什么? 一日三餐的时间和地点!会议的时间和地点!联络人的手机号! 如果领导级别高,比如到下级调研,或许每次餐前和会议前都会有人来请。但作为秘书,掌握时间和地点仍然是非常必要的,因为每天领导问的最多的就是这件事。 每到中午和晚上休息前,要提醒领导下午或次日的时间安排,试想如果你这个秘书连这种最基本的提问都回答不了,或者别人都来请领导了,领导还没睡醒,你这个秘书是多不合格。 3、把自己照顾好是最重要的前提。 很多时候,给领导做秘书相当的不容易,比如行程安排紧张,会议结束后立即要登车前往下一站,这时候大家都要登车了,你想去卫生间怎么办? 这样的例子并不少见,我的同事就曾经历过这样的尴尬事,他自己去了卫生间,却不料领导和其他人已经乘车走了,当然在走出一段时间后有人发现他不在车上,又调转车头回来接,但这样既耽搁本已紧张的行程,也给领导丢面子。 遇到这种事,一定要跟司机或同行者打个招呼,宁可让大家稍微等一下,当然更可行的办法是在会议结束前找好时机把问题解决掉。 作为秘书,也要注意在登车出发之前请点一下人数,看看有没有落下谁。 把自己照顾好,还包括出差期间的身体状况要保持,如果没照顾领导反而自己先病了就不太好了。 再比如睡觉前要再三查看闹钟,确认已定铃,并且不要忘了把开会时调到静音的手机调回声音模式,早晨因为闹钟没调好自己睡过的事情也是出差中容易出现的。 4、跟领导在一起,沉默不意味着尴尬。 出差期间领导既要开会讲话还要各种场合的应酬,很容易疲劳,所以坐车的时间是一个重要的休息的机会。 如果和领导坐在一个车里,这时不用刻意寻找话题,就安安静静地让领导休息好了,当然也有领导的习惯不同,还要因人而异,如果对领导不甚熟悉,要注意观察,不要逮着机会说个没完。 5、细节处多留心。 这就是显示工作水平的环节了,一个优秀的秘书在细节处做的妥妥贴贴,让服务的对象甚是舒服,旁人看着也甚为叹服。而如果不是专职的秘书,偶尔随领导出差做到前面几点也就能基本不出大纰漏。 细节的地方,举几个例子: 给领导的材料自己要带一个备份的;领导要在主席台讲话,要提前摆好材料并检查,防止漏页少字;领导的习惯要多掌握,喝什么茶,喝什么水,做好端茶倒水的工作是基本功;坐车坐到正确的位置;提前给领导摁电梯,开车门… (作者系某单位办公室干部) 来源:办公室的秘密 华子大学毕业后,一路过关斩将,顺利考入某集团公司。在亲戚朋友和同学眼里,他就是那个“别人家的孩子”。华子的学习成绩好、形象气质好,一眼被办公室主任老张看上了,从基层单位借调到北京总部的办公室工作。 前不久,为了锻炼华子,办公室主任老张带华子,陪同集团公司董事长李总出差去武汉,看望下级单位,拜访武汉某公司王老板。刚借调到总部,就能陪董事长出差,华子有点受宠若惊的感觉,穿上了自己最好的西装,打上了最贵的领带,兴奋中带着期待,坐上了开往机场的中巴车。 华子不喜欢与别人挤着坐,中巴车一来,华子就上车坐在靠门、靠窗的“单人位”上。董事长秘书小林看见华子坐了他的位置,对办公室张主任使了眼色,嘟囔了一句“没规矩”。张主任是一位善良的中年人,赶紧叫华子下来帮忙搬行李,帮助华子化解了尴尬。张主任小声嘱咐华子,职场如江湖,座次排序非常重要,不要坐错位置。作为年轻的办公室人员,要有服务意识,主动帮领导、帮长辈、帮女士搬运行李。这不仅仅是绅士行为,也是职业素养。 飞机安稳落地武汉。一行人走出候机大厅,大海公司的王老板一行在门口迎接。华子西装革履,器宇轩昂,走在一行人的最前面。王老板不认识董事长,一个健步冲上去,紧紧握住华子的手,周围“咔咔咔”响起拍照声。华子当时就懵圈了,一时之间不知道如何应对。张主任眼疾手快,立即把董事长引荐给王老板,及时缓解了尴尬场面。华子呆在原地,手足无措,秘书小林一把把华子拉出了镜头之外。 董事长一行稍事休整,进入会议室,听取王老板的工作介绍。华子吸取教训,赶紧找了一个靠门的边角坐。张主任赶紧把华子拉到对面入座,悄悄说,这一面座位是接待方坐的。会议开始,王老板介绍了公司发展前景,欢迎李总来投资合作。 王老板介绍完毕,询问各位与会人员“有需要问的吗”?华子作为武汉人,想补充几句,就对王老板说,“让他们先说,我思考一下,最后再说”。等董事长最后发言结束后,华子滔滔不绝地大谈自己的建议,直到张主任拉了拉他的衣袖,提醒他不要喧宾夺主,华子才闭嘴了。会后,与会人员合影留念。张主任长了一个心眼,生怕华子在合影时又站错位置,拉着他站在了后排。 会议结束,王老板安排了酒宴,盛情款待董事长一行。在饭局开始前,几位领导在包间里的沙发上小坐,喝喝茶,聊聊天。华子插不上话,就坐在酒桌上。秘书小林又对张主任使眼色,小声骂了一声“没规矩”。原来,华子一屁股坐在了主宾的椅子上。小林对华子开玩笑,你坐了领导的座位,让领导无处可坐呀。张主任赶紧帮华子选了座位。 王老板点了几道武汉特色菜作为“打底”,然后请董事长一行点菜。董事长微笑婉拒,“客随主便”。华子看到菜单上有一道野生大黄花鱼自己没有吃过,就说,“加一道野生大黄花吧”。董事长笑着说,“咱们重点品尝武汉美食,野生大黄花鱼就不要了”。王老板说,“年轻人爱吃,就来一份吧。” 饭局刚开场。华子非常激动,主动站起来,敬大家一杯酒:“我今天既是客人,也是东道主,我先敬各位领导一杯酒。”满桌人一愣,华子豪爽地一饮而尽。秘书小林对张主任耳语,骂道“这个华子太没规矩了,你怎么带他出来了”。张主任只能尴尬地笑了笑。 从武汉返回北京,张主任主动找董事长道歉:“华子不适合在办公室工作,我让他结束借调,放回基层一线,再锻炼几年吧。”董事长批评了张主任,“华子不懂职场礼仪,你作为办公室主任,也没有尽到培训的责任。华子只是不懂礼数而已,并不是什么致命的毛病,做人的本质还是好的,你不能把人一退了之。作为领导者,要有宽阔的胸怀,包容年轻人的缺点,年轻人谁没有一点不足呢?仅仅做到包容还不够,还要培训、培养他们,让他们在职场上做人做事更加从容。办公室工作无小事,每一位员工都代表着公司形象。你作为办公室主任,要未雨绸缪,提前培训。” 董事长的境界就是高,张主任的脸都红了。张主任专门给总部的年轻人讲了一堂职场礼仪课,把华子遇到的事情作为案例,重点讲了8个职场礼仪(礼数)。 【一】陪同领导坐车的礼仪、礼数。 领导一行人出差,主要交通工具是小轿车、商务车或中巴车。作为随行人员,要找准自己的定位,按照国际礼仪规范,大大方方做好服务。 小轿车,司机的右后方是一号位置,正后方是二号位置,秘书或随行人员应坐在副驾驶位。 商务车,也执行同样的道理,秘书或接待方的办公室人员一般坐副驾驶,便于协调事务。坐商务车与坐小车不同,随行人员应该提前上车,坐在后排,不要等领导都坐下了,你再从领导身边挤过去,显得不够礼貌。 中巴车的座次原则是“前为尊”,第一排是领导和接待方的领导“对坐”,靠前排靠门的“单人座”,一般是领导秘书的座位,副驾驶位一般是己方的办公室主任或接待方的办公室主任的位置。 年轻的随从要主动帮助领导、长辈、女性装卸、安放行李。 【二】陪领导走动的礼仪、礼数。 领导一行人参加会议、走向接待方,一般要按照职位高低排序的“队形”,没有明确规定,但也是约定俗成的。随行人员不要走在领导的前面,以防喧宾夺主、抢了领导的风头。如果随行人员需要引导领导或给领导讲解,应该走在领导的右前方,便于指引路线或介绍情况。尤其是双方见面的时候,一般都有宣传人员拍照,随行人员不要走在前面,以防遮挡镜头、喧宾夺主。原则上,工作人员指引领导双方见面后,可以后退几步,退出镜头之外,突出双方领导在镜头里的地位,千万不要抢镜。 【三】陪领导参加会议的礼仪、礼数。 正式的商务会议,一般情况有座签,大家按照座签入座即可。千万不要自己调换座签,这是职场大忌。有的人为了谦让,把自己的座签拿到后排,这样会给会务人员造成“连锁麻烦”。 如果没有座签,你不要随便就座,要遵循国际礼仪。会议的座次礼仪与饭局的座次是相反的,会议执行国际通行的“左为上、右为次”(领导入座后的角度)的原则。 一号坐中间,他的左边是二号位,他的右边是三号位,左右交叉,依次排开。 在小型的方形会议室,面向正门的是客人,背靠正门的是主人。如果正门开在侧面,进门后的右手边是客人,左手边是主人。 还有一种是沙发式的接待室,中间就座的两位是双方带队的领导。如果是接待外宾,切记左手边是外宾,右手方是主人,各自带的人员在己方一侧,按照职位顺序依次入座。 【四】陪领导参加会议的发言礼仪。 正式会议,一般都是由主持人来控制节奏的,但,发言也是有顺序的。一般来说,主持人开场,发言的顺序是按照职位的高低“倒着”来的,职位越高的领导,发言越往后。职位最高的领导,往往都是最后一位讲话。这是国内职场的规矩,也是符合管理科学的,如果领导先讲话,抢先定了调子,别人还怎么讲话?会议质量不高,做不到畅所欲言,领导也听不到各种意见了。 也有一种特殊情况,大会邀请了职位非常高的领导,领导的时间安排都比较紧凑,不可能陪你们开完一场大会,有时候会安排这位领导先讲话,然后离席。作为年轻人,要讲话,就要做到言之有物,要么就不要讲话。乱讲话一定丢分,不讲话,没人把你当哑巴。会议上,虽然可以畅所欲言,但夸夸其谈、喧宾夺主、卖弄口才,都是不讲礼数的行为。 【五】陪领导合影的礼仪、礼数。 会议结束后,常常要合影留念。正式的合影,既可以排列位次,比如在座椅上贴上名字的红纸条;也可以不排列位次,大家按照会场座次排列站队即可。第一排按照职位顺序,后面的不再讲究。国内职场的合影排位与国际礼仪不一样,国内合影时一般讲究居前为上、居中为上和居左为上,跟会议的座次一致。 在涉外的合影时,应遵守国际惯例,主人居中,主宾居右,双方人员分主左、宾右的顺序依次排列。总体来说,第一排是主客双方的领导,作为年轻的随行人员,原则上不要站在第一排,除非接待方已经安排好了你的位置。 【六】陪领导参加饭局的礼仪、礼数。 正规的商务宴请,一般都要摆座签的。各地的饭局风俗不一样,比如,很多地方的民间饭局座次,按照职位、年龄高低往里坐,依次往外排开,越靠外面职位越低、年龄越小。但是,正规的饭局,普遍执行国宴标准座次。主人方的一号坐在主陪位置,他的右手边(注意:与国内开会相反)是客人方的一号,主陪的左手边是客人的二号。主陪的正对面是主人方的副主陪,一般是二号领导或者是与客人方密切相关的副职领导。 民间饭局,坐在这里的,俗称是“请客的”。正式宴请,副主陪不是买单的,买单由办公室主任负责,副主陪的任务是带领大家喝酒,一般会选一位酒量大、口才好的副职领导坐在这里。副主陪的右手是三宾、左手边是四宾。其他人按照与主陪、副主陪的远近按照职位高低依次落座。作为职位低的年轻人往往要选离主陪、副主陪最远的位置入座即可。 那么,如果不摆座签,我们怎么判断主陪、主宾的座位呢?有三种方式:一是看酒杯里的餐巾,竖起来最高的两位,分别是主陪和主宾。二是看朝向,正对包厢正门的是主陪位置。三是看电视机的位置,正对电视机的位置是主陪的位置。 实在看不懂,就等领导落座后,剩下的座位就是你的。如果还找不准,私下里问问办公室主任就可以了。 【七】陪领导参加饭局的点菜礼数。 陪领导参加饭局,你们属于客人方,在点菜环节,原则上执行“客随主便”的礼数,由主人安排即可。如果主人邀请客人点菜,可以象征性地点几道菜,一般情况下,不要点昂贵的硬菜。北京饭局有一句古话叫做“点菜盖帽”,主人点的那道最贵的主菜就是“天花板”,土话是“盖帽”了、“封顶”了,客人点菜的价格不要超过“盖帽菜”的价格,否则,有宰人之嫌,显得没有礼数。 客人点菜,要照顾主人的经济条件,原则上不要点特别贵重的大菜。比如,华子点的那道野生大黄花鱼的价格高达数千元,这种做法有“越位”之嫌。如果你们是接待方(主人),客人没有点很贵的菜,但主人一定要点一两道“硬菜”,支撑饭局的“规格和待遇”。比如,民间待客,总要点一条鱼、一只鸡,作为支撑场面的主菜,彰显接待规格。 商务宴请,接待重要客人,总要点一两道诸如燕鲍翅参或一条比较贵的整条鱼,来彰显待客之道。酒水,一般是主人自带。如果主人没有自带,往往会请示主宾的意见。所以,作为年轻的随从人员,点菜、点酒、点烟,这些环节,都不要越位,否则,显得非常没有规矩。 【八】陪领导参加饭局的敬酒礼仪。 正式的商务宴请,饭局的敬酒,前三个环节都是有标准程序的。第一环节,由主陪(主人方的一号)敬集体三杯酒(有的地方是敬四杯酒),说三个敬酒的主题。比如,欢迎、感谢、邀请,等等。第二环节,由主陪把“敬酒权”交给副主陪,副主陪要敬集体三杯或四杯酒,原则上,副主陪要负责把第一杯白酒“清杯”。第三个环节,由主宾回敬主人一杯酒,一般都是表达感谢之情。 然后,才能进入第四个敬酒环节,即:互相敬酒、单独敬酒的“春秋战国”环节。一般来说,也是按照顺序敬酒的。主陪先开始“打一圈”,副主陪负责“打一圈”,大家按照职位高低轮流、互相敬酒。作为主人一方,单独敬酒时,一定要先敬主宾,再敬副主宾。至于敬不敬自己方的人,则根据当地文化。有的单位敬酒的原则是,自己人不互相敬酒,“一致对外”,把客人喝好。有的单位不讲究,敬完客人,主人之间也是可以互相敬酒的。 华子抢先敬酒,犯了酒场大忌。作为年轻人,在敬酒环节不要“抢跑”。前三个环节,恰恰是保存实力的阶段。前三个环节,一般都是集体“平喝”,大家的关注点是主宾,你要趁大家不注意你,尽量少喝酒。等到第四个单独敬酒的环节,你要按照主宾、副主宾的座次,依次敬对方人员。年轻的下属,给领导单独敬酒时,为了表示尊重,自己倒的酒要比对方多一点,主动敬酒的人喝的比客人还少,就会显得不礼貌、不尊重人。所以,你要在上半场保存实力,别傻傻地“干杯”,留着酒量,下半场才是你表现的机会。 本文首发于我的公众号:公务员的小门道。原文链接 核心关键词:提前。对行程要有充分预判。 一、出发前:提前查询目的地天气并告知领导,方便携带衣物。 如果需要你订高铁票,下订单前要问领导是喜欢坐靠窗还是走廊。别忘了分清一二等座,只有副厅级以上才能享受一等待遇。 二、飞机出行:提前在手机上办理值机,同样询问领导对座位的需求。通过“飞常准”等渠道查询飞机是否晚点,如遇晚点或取消,第一时间通知领导。 三、到达目的地城市后:提前将打印版的行程给领导(虽然他很有可能不会看),提前一晚发微信告诉他第二天有什么行程、几点集合出发,询问是否需要酒店叫早等。 若是依赖地铁等公共交通出行,务必提前查好线路,除了坐几号线、在哪一站换乘和下车外,具体到ABCD四个口从哪里出,避免你们一行人到站后,都像个无头苍蝇一样乱转。 若是有专车接送,务必在出发前与司机提前约定好上车地点和时间,来接你们的路上保持沟通,避免因为对方堵车等原因,让领导傻等。上车后的座位你懂的,领导坐在司机后面的位置,你坐在副驾。 四、对接到访单位:若是有公务拜会当地相关部门,务必提前跟对方预约好到访时间、地点、人数、领头人的职务和姓名等信息。若是到了人家单位门口,被保安拦着不让进……嘿嘿,你懂的。 总之记住一点:大多数领导都很忌讳自己看起来像个傻逼。在陌生的地方,只有万事预判预安排,才能避免慌乱。 核心关键词:细心。心细者方能成大事。 五、第一时间了解领导的忌口,比如不吃辣、不吃禽类、不吃猪肉等等。领导一般是不会出面点菜的,但又希望我们小兵点的菜合他的胃口。记住这个需求,会让你的领导感觉很贴心。 我曾有一次与单位一位外省来的副厅级领导出差,此前曾听同事说过他一点辣椒也不能吃。到了当地以后,接待单位出于好心,点了一大锅辣子鸡上来,还热情地告诉我们是当地特色,领导却欲言又止。 见状我赶紧解释:我们领导吃辣椒会过敏,能不能点几个不辣的小炒菜?对方欣然应允。 此举得到这位领导的肯定,直到退休,他还在跟别人念叨我是个心细的人。 六、如果是与外单位一起的应酬,你必须牢记——这是一个社交场合,其意义远远不止填饱肚子。大忌埋头只顾吃、表现得和周围环境无关。 要时不时抬头跟别人交谈,人家在说什么你也要从神情上、话语上给予附和,总之,你的状态和反应都要在线,要有一定的存在感。 七、如果应酬上有酒水(这种情况现在极少见了),要么上来就说酒精过敏、滴酒不沾,要么意思意思、点到为止。大忌不顾酒量大喝特喝,喝醉了会让你的领导很难堪。 八、不论是自己人的便饭、还是正规应酬场合,记住自己主动坐在上菜的位置。并且,服务员刚抬上来的热乎新鲜菜,千万别夹第一筷子、千万别夹第一筷子! 九、该你方结账时,记得带足够的现金或公务员卡,饭过三巡差不多了就乖乖溜走去把饭钱结了。别等到最后大家都道别了,服务员拿着账单来追问谁结账。这场面特别不好看。 核心关键词:面面俱到。 十、预定酒店时除了提前查阅出差城市的相应标准、避免超标以外,还要提前了解领导是否抽烟,以此来跟酒店备注好是要吸烟房或非吸烟房。 十一、若你与领导的房型完全相同,记得把所在楼层稍高的那张、或是朝向更安静的那张房卡给领导。有不少领导非常在意,但又不吱声,默默地观察下属。 十二、如果你与领导都是男士,你可以帮领导拿行李到房间。但是不同性别就算了,特别是女下属对男上司,甭管有天大的紧急事件,都不要单独出现在领导的房间内。一个机智的成年人,应当懂得避嫌和自我保护的重要性。 十三、要求酒店提前准备发票。出差在外,退房和结账通常都在上午,也是酒店一天中最忙碌的时候。自从机打发票需要录入单位的统一信用代码后,打印发票所需的时间特别长。 如果你不想第二天一早领导跟着你一起在大厅傻等着,甚至误了火车飞机的话,在前一天晚上就要跟酒店沟通好,提供开票信息并让他们提前准备好发票,一般酒店都会同意。第二天,记得至少要比领导提前15分钟出现在大堂哦! 核心关键:牢记自己的角色——临时秘书。 十四、出发前提醒领导带名片,如果你手上有他的名片,索性就帮他带了吧。 十五、在外人面前,主动介绍(吹捧)自己的领导。 比如“资历特别丰富,多次荣获上级嘉奖,去年还得到权威部门颁发的行业奖章”这一类的话,总不能由他自己来说,多尴尬呀。然而他又特想让对方知道。怎么办呢? 这种时候就轮到你上场了。只要别吹得太过,你就是个人见人爱的小喇叭! 十六、与其他公务部门开会时,牢记下属永远是下属,不要夺了领导的光芒。 很多行政级别高的领导都不一定是科班出身,并且由于精力都用在管理上,专业技能不一定比得上你。如果你当着领导的面使劲聊他听不懂的专业行话,这相当于打他的脸。最稳妥的办法就是少说多听,见招行事。 十七、要比领导更有时间观念。很多领导仗着带了下属出来,自己是没有任何时间和行程安排概念的,而你,就是一个小闹钟般的存在。一旦误了点,这锅必须是你的。 如果你们下一站需要赶火车或飞机,而领导还在会上侃侃而谈,你需要在适当的时间节点递上去个小纸条,告诉领导“时间差不多了,我们该走了”。 十八、提前告知领导,哪些正式场合需要着正装,哪些则便装即可。这一点,潘石屹潘总的下属肯定没做好。 十九、注意安全,夜间尽量避免外出,勿惹麻烦。 我们兄弟有个小伙子,在陪同领导去外省出差时,晚上跑出来约当地的朋友吃饭喝酒,喝醉了在大排档打架闹事,闹进了派出所。领导接到电话后披着外衣来所里捞人。 这下好了,别说名声了,就连前程也凉凉…… 二十、出差回来后,搜集好相关发票及出差凭证,及时报帐清账。一般是按180元一天包干的统一标准。在报销完毕后,将差旅费减去在外开支AA后所剩的钱第一时间拿给领导,并附简要清单。 有人可能会问:我又不是领导的家奴,为什么要想法设法伺候他、让他满意呢?他满意了又不给加工资,我何苦呢! 非也!如果你能在第一次出差就表现得很棒、让领导满意到非你不可的话,下次他出差肯定还愿意带你。若能经常跟领导出差,你就不再是那个默默无闻、与核心层相隔十万八千里的小兵了。 领导都是人,也大都有倾诉欲,上了年纪的男领导尤其爱八卦。一路上反正闲着也是闲着,会跟你聊很多。你掌握的信息和资源,也会大大超过其他默默无闻的同龄同事。甚至平时拿捏不准的问题,你也可以借机请教他。 总之,出差绝对是拉近与领导距离的最好机会,没有之一。在个人生活状况允许、与领导同性别(避免招惹是非)的前提下,自然是要多多争取。 陪同领导出差并不是个力气活,但绝对是个精细活。能够考验你这个人是否足够周到细致、足够懂事顾大局。这些事情想不想得到、做不做得好,说到底还是态度问题,需要因人制宜,用心琢磨。 ============= 更多公务员成长文章,助新人快速成长的避坑指南,欢迎关注我的公众号:公务员的小门道。愿我走过的弯路、受过的骗,你不要再走、不要再被骗!陪同领导出差,这些细节只有极少数人能做到!(新人必看)的介绍就聊到这里吧,感谢你花时间阅读本站内容,更多关于陪同领导出差,这些细节只有极少数人能做到!(新人必看)、陪同领导出差,这些细节只有极少数人能做到!(新人必看)的信息别忘了在本站进行查找喔。
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